Πώς θα λειτουργούν τα ηλεκτρονικά βιβλία

Πάνω από 1.000.000 επιχειρήσεις και ελεύθεροι επαγγελματίες θα υποχρεωθούν από το 2020 να διαβιβάζουν ηλεκτρονικά στο σύστημα TAXISnet τα δεδομένα των φορολογικών στοιχείων που εκδίδουν και να τηρούν ηλεκτρονικά τα φορολογικά βιβλία τους. Το μέτρο θα τεθεί σε πιλοτική εφαρμογή εντός του φθινοπώρου του τρέχοντος έτους και θα καταστεί υποχρεωτικό για όλους τους επιχειρηματίες και τους επαγγελματίες από το επόμενο έτος.

Ήδη στις 6 Σεπτεμβρίου ολοκληρώθηκε η φάση της δημόσιας διαβούλευσης επί του τρόπου λειτουργίας του νέου αυτού πρωτοποριακού συστήματος, κατά την οποία οι εκπρόσωποι των επιχειρηματιών και των λογιστών – φοροτεχνικών διατύπωσαν τις απόψεις, τις παρατηρήσεις τους και τις προτάσεις τους. Η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) αναμένεται να λάβει υπ’ όψιν τις παρατηρήσεις και τις προτάσεις των εμπλεκομένων για βελτιώσεις στον τρόπο λειτουργίας του συστήματος και να προχωρήσει στην εφαρμογή του τεθέντος χρονοδιαγράμματος προκειμένου το σύστημα να έχει τεθεί σε πλήρη παραγωγική λειτουργία εντός του πρώτου τριμήνου του 2020.

Με το σύστημα της ηλεκτρονικής τήρησης των φορολογικών βιβλίων θα αυτοματοποιηθούν οι διαδικασίες συμπλήρωσης και υποβολής δηλώσεων, με έμφαση στη σταδιακή προσυμπλήρωση των δηλώσεων ΦΠΑ και εισοδήματος, θα μειωθεί το διαχειριστικό κόστος για τις επιχειρήσεις, θα επιταχυνθούν οι διαδικασίες καταβολής των επιστρεπτέων ποσών φόρων στους συνεπείς επιχειρηματίες, ενώ παράλληλα θα διευκολυνθούν οι φορολογικοί έλεγχοι. Επιπλέον, όλες οι επιχειρήσεις και οι ελεύθεροι επαγγελματίες θα απαλλαγούν από υποχρεώσεις που έχουν σήμερα, όπως η υποβολή καταστάσεων πελατών – προμηθευτών (ΜΥΦ). Ειδικότερα, σύμφωνα με τον σχεδιασμό στον οποίο έχει προβεί η ΑΑΔΕ, στο σύστημα TAXISnet θα λειτουργήσει μια νέα ηλεκτρονική πλατφόρμα με την ονομασία «myData» (my Digital Accounting and Tax Application). Στην ηλεκτρονική αυτή πλατφόρμα κάθε επιχείρηση και ελεύθερος επαγγελματίας θα εισέρχεται με τους κωδικούς του TAXISnet, θα καταχωρεί τα δεδομένα των τιμολογίων και των αποδείξεων που εκδίδει και για κάθε διαβίβαση θα αποκτά έναν Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης (ΜΑΡΚ). Παράλληλα, οι επιχειρηματίες και οι ελεύθεροι επαγγελματίες που θα είναι λήπτες των τιμολογίων θα βλέπουν στα δικά τους ηλεκτρονικά βιβλία τα τιμολόγια που τους έχουν εκδοθεί.

Αναλυτικά, το σύστημα τήρησης των ηλεκτρονικών βιβλίων θα λειτουργεί ως εξής:

Κατηγορίες «ηλεκτρονικών βιβλίων»: Η πλατφόρμα «myData» της ΑΑΔΕ θα περιλαμβάνει δύο ηλεκτρονικά βιβλία:

1. Το Βιβλίο Αναλυτικών Εγγραφών (Αναλυτικό Βιβλίο), όπου θα καταχωρείται η σύνοψη των παραστατικών εσόδων / εξόδων των επιχειρήσεων, θα γίνεται ο χαρακτηρισμός των συναλλαγών και θα διενεργούνται οι αναγκαίες λογιστικές εγγραφές τακτοποίησης για τον προσδιορισμό του λογιστικού και φορολογικού αποτελέσματος κάθε έτους.
2. Το Βιβλίο Συνοπτικής Απεικόνισης (Συνοπτικό Βιβλίο), όπου θα εμφανίζονται συγκεντρωτικά τα αποτελέσματα της επιχείρησης (η διαφορά εσόδων – εξόδων) σε μηνιαία και ετήσια βάση.

Στα ηλεκτρονικά βιβλία της ΑΑΔΕ:

1. Θα διαβιβάζεται και θα καταχωρείται η σύνοψη των παραστατικών εσόδων – εξόδων των επιχειρήσεων. Η σύνοψη των παραστατικών θα είναι τυποποιημένη από την ΑΑΔΕ. Θα περιλαμβάνει δεδομένα, όπως στοιχεία αντισυμβαλλόμενων, αξίες, φόροι, χαρτόσημα, τέλη, κρατήσεις, χωρίς την αναλυτική διάκριση των ειδών (αγαθών – υπηρεσιών).
2. Θα γίνεται χαρακτηρισμός των καταχωρούμενων συναλλαγών.
3. Θα διενεργούνται οι αναγκαίες λογιστικές εγγραφές τακτοποίησης για τον προσδιορισμό του λογιστικού και του φορολογικού αποτελέσματος κάθε έτους.

Τρόπος διαβίβασης των στοιχείων των παραστατικών: Η διαβίβαση των στοιχείων των παραστατικών θα είναι δυνατή με τους ακόλουθους τρόπους:

1. Με το λογιστικό – εμπορικό πρόγραμμα των επιχειρήσεων.

α) Η έκδοση των παραστατικών θα εξακολουθεί να διενεργείται με τον τρόπο που διενεργείται σήμερα.

β) Η διαβίβαση της σύνοψης των στοιχείων των παραστατικών στην ηλεκτρονική πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ θα γίνεται μαζικά μέσω διαλειτουργικότητας των συστημάτων λογισμικού που ήδη χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις.

2. Με ειδική φόρμα καταχώρησης στο www.aade.gr/myDATA. Στις επιχειρήσεις που εκδίδουν μικρό αριθμό παραστατικών και δεν χρησιμοποιούν συστήματα λογισμικού θα παρέχεται η δυνατότητα καταχώρησης της σύνοψης των παραστατικών σε ειδική φόρμα καταχώρησης στην ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ στην ηλεκτρονική διεύθυνση www.aade.gr/myDATA.
3. Με Φορολογικούς Ηλεκτρονικούς Μηχανισμούς (ΦΗΜ) απευθείας διασυνδεδεμένους με την ΑΑΔΕ για τις συναλλαγές λιανικής (Online Cash Registers). Η δυνατότητα αυτή δεν προβλέπεται να ενεργοποιηθεί άμεσα. Μέχρι την ενεργοποίηση της δυνατότητας αυτής, οι συναλλαγές λιανικής θα καταχωρούνται συγκεντρωτικά μέσω συστήματος λογιστικής ή της ειδικής φόρμας καταχώρησης.
4. Μέσω της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Η δυνατότητα αυτή θα επιτρέπει την αυτόματη διαβίβαση των ηλεκτρονικά εκδοθέντων τιμολογίων από τους παρόχους ηλεκτρονικής τιμολόγησης στην πλατφόρμα myDATA.

Τρόπος ενημέρωσης των ηλεκτρονικών βιβλίων: Με κάθε επιτυχημένη διαβίβαση τυποποιημένων δεδομένων παραστατικών στο Αναλυτικό Βιβλίο Εγγραφών θα χορηγείται από την ΑΑΔΕ Μοναδικός Αριθμός Καταχώρησης (ΜΑΡΚ), ανεξαρτήτως της μεθόδου διαβίβασης. Στη συνέχεια θα ενημερώνονται αυτόματα το Αναλυτικό και το Συνοπτικό Βιβλίο για κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεθόδου τήρησης λογιστικού συστήματος (απλογραφικό – διπλογραφικό).

Τι θα περιλαμβάνει το Συνοπτικό Βιβλίο: Το Βιβλίο Συνοπτικής Απεικόνισης (Συνοπτικό Βιβλίο) θα περιλαμβάνει σε σύνοψη τις παρακάτω πληροφορίες, μετά την ενημέρωση του Αναλυτικού Βιβλίου, σε επίπεδο εσόδων – εξόδων ανά μήνα:

• Εισοδήματα και Φόρος που προκύπτει μετά την εκκαθάριση.
• Παρακρατούμενοι Φόροι.
• Λοιποί Φόροι.

Αντιπαραβολή – διασταύρωση δεδομένων φορολογικών δηλώσεων και ηλεκτρονικών βιβλίων: Μέσω της πλατφόρμας «myDATA», τα δεδομένα των δηλώσεων φορολογίας εισοδήματος και των δηλώσεων ΦΠΑ των επιχειρήσεων θα αντιπαραβάλλονται με τα δεδομένα των ηλεκτρονικών βιβλίων τους. Η πρώτη αντιπαραβολή θα γίνεται την επομένη της λήξης της προθεσμίας υποβολής των κάθε είδους δηλώσεων. Σε περίπτωση κατ’ αρχήν ασυμφωνίας των δεδομένων, η ΑΑΔΕ θα αποστέλλει σχετικά αυτοματοποιημένα μηνύματα στις επιχειρήσεις, ώστε αυτές να προβούν εντός διμήνου στις αναγκαίες διορθωτικές ενέργειες (λ.χ. διαβίβαση παραστατικού από τη λήπτρια επιχείρηση, υποβολή τροποποιητικής δήλωσης κ.λπ.). Αμέσως μετά την πάροδο της δίμηνης προθεσμίας εναρμόνισης, τα δεδομένα των φορολογικών δηλώσεων των επιχειρήσεων θα αντιπαραβάλλονται εκ νέου με τα δεδομένα των ηλεκτρονικών βιβλίων τους.

Από τη δεύτερη αντιπαραβολή μπορεί να προκύψει:

1. Συμφωνία.
2. Δικαιολογημένη ασυμφωνία. Το αποτέλεσμα αυτό μπορεί να υπάρξει στις περιπτώσεις ειδικών εξαιρέσεων που προβλέπονται από τις διατάξεις (π.χ. καθεστώς άρθρου 39Β Κώδικα ΦΠΑ). Στην περίπτωση αυτή δεν θα ενεργοποιούνται διαδικασίες ελέγχου και επιβολής κυρώσεων.
3. Αδικαιολόγητη Ασυμφωνία. Στην περίπτωση αυτή και ανάλογα με την αξιολόγηση της σοβαρότητας των αποκλίσεων, η επιχείρηση θα οδηγείται σε φορολογικό έλεγχο και επιβολή κυρώσεων.

Τι θα μπορεί να κάνει η επιχείρηση κατά την υποβολή των δηλώσεων: Η επιχείρηση θα υποβάλλει τις δηλώσεις της με βάση τα δεδομένα που τηρεί στα λογιστικά της αρχεία. Ως προς τα έσοδά της, είναι αναγκαίο να έχει διαβιβάσει στην πλατφόρμα «myDATA» τις συνόψεις όλων των παραστατικών που έχει εκδώσει, ώστε να υπάρχει συμφωνία μεταξύ των ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ και των δηλώσεων. Ως προς τα έξοδά της, η επιχείρηση θα δηλώνει τα ποσά που τηρεί στη δική της λογιστική. Μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των δηλώσεων, τα ποσά αυτά θα αντιπαραβάλλονται με τα δεδομένα των ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ. Πρακτικά, αν η επιχείρηση έχει παραλάβει παραστατικό εξόδου που δεν εμφανίζεται στο Αναλυτικό Βιβλίο, δεν θα εμποδίζεται να συμπεριλάβει το ποσό εξόδου στη δήλωσή της. Η εναρμόνιση των δεδομένων των δηλώσεων με τα ηλεκτρονικά βιβλία της ΑΑΔΕ θα γίνεται με τη διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω.

Οι προθεσμίες για τη διαβίβαση των δεδομένων

Ως καταληκτική ημερομηνία διαβίβασης των τυποποιημένων δεδομένων των παραστατικών εξετάζεται να οριστεί η 20ή ημέρα του μήνα υποβολής της δήλωσης ΦΠΑ. Δηλαδή τα δεδομένα των παραστατικών θα πρέπει να διαβιβάζονται:

– σε μηνιαία βάση για τις επιχειρήσεις που τηρούν λογιστικά αρχεία με διπλογραφικό σύστημα και

– σε τριμηνιαία βάση για τις επιχειρήσεις με απλογραφικό σύστημα τήρησης.

Αν η 20ή ημέρα είναι Σάββατο, Κυριακή ή αργία, η προθεσμία θα επεκτείνεται ως την επόμενη εργάσιμη. Ως καταληκτική ημερομηνία διαβίβασης των λογιστικών εγγραφών τακτοποίησης θα οριστεί η προθεσμία υποβολής της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.

Οι υποχρεώσεις των επιχειρήσεων

Η κάθε επιχείρηση θα πρέπει να διαβιβάζει τη σύνοψη όλων των παραστατικών που εκδίδει (τιμολόγια πώλησης ή παροχής υπηρεσιών προς άλλες επιχειρήσεις, αποδείξεις λιανικών πωλήσεων ή παροχής υπηρεσιών προς ιδιώτες στην Ελλάδα ή το εξωτερικό). Με τη διαβίβαση της σύνοψης των παραστατικών από την εκδότρια επιχείρηση θα ενημερώνονται αυτόματα όχι μόνο τα έσοδα στα δικά της ηλεκτρονικά βιβλία, αλλά και τα έξοδα στα ηλεκτρονικά βιβλία της λήπτριας επιχείρησης.

Η κάθε επιχείρηση θα διαβιβάζει τη σύνοψη των παραστατικών που λαμβάνει μόνο στις εξής περιπτώσεις:

– Αν πρόκειται για παραστατικά αγοράς αγαθών, εξόδων, υπηρεσιών προερχόμενα από υπόχρεους σε τήρηση βιβλίων που εκδίδουν στοιχεία λιανικής, καθώς και για παραστατικά που αφορούν μη υπόχρεους σε τήρηση βιβλίων (λ.χ. ιδιώτες, αλλοδαπές επιχειρήσεις).

– Αν πρόκειται για παραστατικά αγοράς αγαθών / υπηρεσιών προερχόμενα από εκδότη υπόχρεο σε τήρηση βιβλίων, μόνο εφόσον αυτός παρέλειψε να διαβιβάσει τη σύνοψη των παραστατικών εντός της σχετικής προθεσμίας. Σε κάθε περίπτωση, τυχόν ασυνέπεια της εκδότριας επιχείρησης δεν θα επηρεάζει την ορθή αποτύπωση των φορολογικών αποτελεσμάτων της λήπτριας.

Επιπλέον, η κάθε επιχείρηση θα διαβιβάζει τους χαρακτηρισμούς συναλλαγών και τις λογιστικές εγγραφές τακτοποίησης που την αφορούν.

Σκοπός της διαβίβασης του χαρακτηρισμού συναλλαγών είναι η ορθή λογιστική απεικόνιση των συναλλαγών στα ηλεκτρονικά βιβλία.

Ο χαρακτηρισμός συναλλαγών θα περιλαμβάνει:

α) Την κατάταξη των συναλλαγών εξόδων σε αγορές – έξοδα – πάγια κ.ά.

β) Την κατάταξη των συναλλαγών εσόδων σε πωλήσεις αγαθών – υπηρεσιών – παγίων κ.ά.

Επίσης, τα δεδομένα των λογιστικών εγγραφών που διαμορφώνουν τη λογιστική και φορολογική βάση, για την εξαγωγή του λογιστικού και φορολογικού αποτελέσματος κάθε φορολογικού έτους θα διαβιβάζονται αυτοματοποιημένα (μέσω διαλειτουργικότητας) ή καταχωρητικά. Συγκεκριμένα, τα δεδομένα αυτά θα διαβιβάζονται:

– διακριτά για τις εγγραφές μισθοδοσίας και αποσβέσεων και

– συγκεντρωτικά για τις εγγραφές τακτοποίησης εσόδων / εξόδων, που διενεργούνται στο τέλος της περιόδου (τουλάχιστον μία εγγραφή για τα έσοδα και τουλάχιστον μία για τα έξοδα).